Verification of Payee (VoP)

Seit Ende 2025 gilt im europäischen Zahlungsverkehr ein neuer verbindlicher Standard, der den Umgang mit SEPA-Überweisungen nachhaltig verändert. Mit der Einführung der sogenannten Verification of Payee (VoP) sind Banken verpflichtet, bei jeder SEPA-Überweisung automatisiert zu prüfen, ob der angegebene Zahlungsempfänger mit der hinterlegten IBAN übereinstimmt. Ziel der Regelung ist es, Fehlüberweisungen zu reduzieren und Betrugsrisiken im Zahlungsverkehr deutlich zu senken.

Zu Beginn des Jahres 2026 zeigt sich bereits: Die neue Prüflogik wirkt sich spürbar auf Zahlungsprozesse, Buchhaltung und Cash-Flow-Management aus – insbesondere bei Unternehmen mit hohem Zahlungsvolumen oder komplexen Stammdatenstrukturen.

Hintergrund der neuen Regelung

Die Verification of Payee, auch als IBAN-Name-Check bezeichnet, ist eine EU-weite Maßnahme der Europäische Union, die seit dem 9. Oktober 2025 verpflichtend anzuwenden ist. Die technische Umsetzung erfolgte bereits kurz vor dem Stichtag, sodass der Abgleich von Name und IBAN heute in Echtzeit erfolgt.

Die Prüfung greift bei jeder SEPA-Überweisung, unabhängig davon, ob sie von Unternehmen oder Privatpersonen ausgelöst wird und unabhängig von der eingesetzten Zahlungssoftware oder dem genutzten Bankinstitut.

Das Ampelsystem der Banken

Das Ergebnis der Prüfung wird unmittelbar angezeigt und folgt einem einheitlichen Ampelprinzip:

• Grün: Name und IBAN stimmen überein – die Zahlung wird regulär ausgeführt
• Gelb: Geringfügige Abweichungen (z. B. Tippfehler oder alternative Schreibweisen)
• Rot: Keine Übereinstimmung zwischen Name und IBAN

Diese Rückmeldung erfolgt vor Ausführung der Überweisung und soll den Zahlenden in die Lage versetzen, bewusste Entscheidungen zu treffen.

Typische praktische Herausforderungen

In der Praxis zeigen sich insbesondere bei Unternehmen wiederkehrende Problemfelder:

• Abkürzungen oder fehlende Rechtsformzusätze (z. B. „GmbH“, „AG“)
• Namensänderungen bei Unternehmen oder natürlichen Personen
• Unterschiedliche Schreibweisen, Sonderzeichen, Umlaute
• Veraltete oder unvollständige Stammdaten

Beispiel:
Ein Unternehmen ist offiziell als „Müller & Söhne GmbH“ bei der Bank hinterlegt. Auf der Rechnung wird jedoch „Müller Söhne“ angegeben. Diese Abweichung kann eine gelbe oder rote Rückmeldung auslösen – mit der Folge einer Verzögerung oder manuellen Freigabe der Zahlung.

Ablauf der Überprüfung bei SEPA-Überweisungen

• Grün:Überweisung wird automatisch ausgeführt
• Gelb:Die Bank zeigt den bei ihr hinterlegten Empfängernamen an; der Zahlende entscheidet, ob die Zahlung fortgesetzt wird
• Rot:Keine Übereinstimmung; der Zahlende entscheidet aktiv über Abbruch oder Fortsetzung

Die konkrete Ausgestaltung kann je nach Bank variieren. Grundsätzlich gilt jedoch: Die Verantwortung für fehlerhafte Angaben liegt beim Zahlenden. Die Haftung der Bank greift nur bei bestätigter Übereinstimmung.

Auswirkungen auf Unternehmen

Die VoP-Prüfung hat unmittelbare operative Konsequenzen:

• Cash-Flow-Management: Zahlungsverzögerungen bei fehlerhaften oder uneinheitlichen Namensangaben
• Rechnungsstellung und Buchhaltung: Einheitliche, bankkonforme Firmennamen werden zwingend erforderlich
• Lieferanten- und Kundenkommunikation: Klare Vorgaben zur exakten Namensschreibweise gewinnen an Bedeutung

Unternehmen mit vielen Lieferanten, internationalen Zahlungsströmen oder historisch gewachsenen Stammdaten sind besonders betroffen.

Vorteile der Verification of Payee

Trotz des initialen Anpassungsaufwands bietet die neue Regelung klare Vorteile:

• Reduzierung von Fehlüberweisungen und Betrugsfällen
• Weniger manuelle Korrekturen und Rückfragen
• Sofortige Transparenz über Datenqualität
• Stärkung interner Kontroll- und Zahlungsprozesse

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Um Zahlungsstörungen zu vermeiden, empfiehlt sich ein strukturierter Ansatz:

1. Unternehmensname bankeinheitlich prüfen und hinterlegen
2. Rechnungen vollständig und exakt ausstellen (inkl. Rechtsform)
3. Lieferanten- und Kundenstammdaten regelmäßig validieren
4. ERP- und Zahlungssoftware auf VoP-Logik prüfen und anpassen
5. Mitarbeitende in Buchhaltung und Zahlungsverkehr schulen
6. Interne Prozesse definieren, um auf gelbe oder rote Meldungen zeitnah reagieren zu können

Fazit

Die Verification of Payee ist kein rein technisches Detail, sondern ein neuer Standard im europäischen Zahlungsverkehr. Unternehmen, die frühzeitig für konsistente Stammdaten und klare Prozesse sorgen, reduzieren operative Risiken, sichern ihren Cash-Flow und profitieren langfristig von effizienteren Zahlungsabläufen.

Bei Fragen zur Umsetzung, zur Prüfung Ihrer Prozesse oder zur Anpassung von ERP- und Zahlungsstrukturen unterstützen wir Sie gerne mit praxisnaher Expertise.