Mehrwertsteuer & Rechnungen

Ende Januar 2026 ist die Neuerung in der Praxis angekommen: Die Finanzverwaltung hat die internationale Rechnungsstellung spürbar erleichtert. Bestimmte umsatzsteuerliche Pflichtangaben dürfen in Deutschland nun auch in anderen EU-Amtssprachen – insbesondere auf Englisch – auf Rechnungen verwendet werden, sofern die Begriffe eindeutig und richtlinienkonform sind. Grundlage ist die Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) durch das BMF-Schreiben vom 17.09.2025.

Damit reagiert Deutschland auf die Realität internationaler Abrechnungssysteme (ERP), standardisierter Konzernrechnungen und grenzüberschreitender Leistungsbeziehungen – und reduziert ein häufiges Praxisrisiko im Vorsteuerabzug.

 

Hintergrund: Bisher faktisch „Deutschpflicht“ bei sensiblen Rechnungsangaben

Rechnungen müssen weiterhin die formellen Anforderungen nach § 14/§ 14a UStG sowie Art. 226 MwStSystRL erfüllen. In der Praxis wurde bei besonders „prüfungsrelevanten“ Hinweisen jedoch lange auf exakt definierten deutschen Formulierungen bestanden – vor allem bei Angaben rund um:

• Reverse-Charge-Fälle (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
• Gutschriftverfahren / Self-Billing
• Margenbesteuerung / Margin Scheme (z. B. Reiseleistungen, Gebrauchtwaren, Kunst, Sammlungsstücke/Antiquitäten)

Gerade bei internationalen Rechnungslayouts führte das regelmäßig zu Übersetzungsfehlern, Inkonsistenzen zwischen Ländern und im Worst Case zu formalen Beanstandungen in Prüfungen.

 

Was ist neu: EU-Amtssprachen für bestimmte Pflichtangaben ausdrücklich zulässig

Das BMF stellt klar: Für bestimmte Rechnungsangaben dürfen anstelle deutscher Begriffe auch Formulierungen verwendet werden, die in anderen EU-Amtssprachen für die entsprechenden Angaben nach Art. 226 MwStSystRL üblich sind. Ergänzend wurde der UStAE um eine Übersicht (Anlage) der zulässigen Begriffe erweitert.

Wichtig für die Praxis:

• Die Grundsätze sind auf alle offenen Fälle anzuwenden.
• Eine zusätzliche deutsche Übersetzung ist für die in der Übersicht vorgesehenen Begriffe grundsätzlich nicht erforderlich, sofern die Angabe klar und zutreffend ist.

 

Beispiele: Offiziell akzeptierte englische Begriffe

In der Praxis relevant (u. a.):

• “Self-billing” → Gutschrift
• “Reverse charge” → Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
• “Margin scheme – Travel agents” → Sonderregelung für Reisebüros
• “Margin scheme – Second-hand goods” → Gebrauchtwarenregelung
• “Margin scheme – Works of art” → Kunstgegenstände – besonderes Verfahren
• “Margin scheme – Collectors’ items and antiques” → Sammlungsstücke & Antiquitäten – besonderes Verfahren

 

Praktische Auswirkungen: Weniger Reibung in internationalen Abrechnungsprozessen

Für international tätige Unternehmen ist die Klarstellung ein operativer Gewinn – insbesondere bei:

• ausländischen Unternehmen mit Rechnungsstellung in Deutschland
• E-Commerce-Konstellationen und Plattformmodellen (inkl. OSS-Umfeld)
• multinationalen Gruppen mit englischsprachigen ERP-Standards
• grenzüberschreitenden B2B-Dienstleistungen und innergemeinschaftlichen Lieferungen
• Unternehmen mit Margenbesteuerung / Sonderregelungen

Business Impact:

• weniger Übersetzungs- und Formatierungsfehler bei sensiblen Pflichtangaben
• bessere Systemkompatibilität (ERP / E-Invoicing-Templates)
• geringeres Risiko von Rechnungskorrekturen und Prozessschleifen

 

Achtung: Erleichterung ja – formales Risiko bleibt

Die neue Sprachöffnung ist kein Freifahrtschein. Der Vorsteuerabzug hängt weiterhin an einer formal und materiell korrekten Rechnung. Risiken bestehen insbesondere, wenn:

• ein Begriff nicht aus der zulässigen Systematik stammt bzw. uneindeutig ist
• das umsatzsteuerliche Verfahren falsch angewendet wird (z. B. Reverse Charge ohne Voraussetzungen)
• weitere Pflichtangaben fehlen oder Nachweise unzureichend sind

Kurz: Fremdsprache ist zulässig – inhaltliche Richtigkeit bleibt zwingend.

 

Empfehlung: So setzen Unternehmen die Neuerung sauber um

Quick Checklist für Finance / Accounting / ERP:

1. Invoice-Templates prüfen: Wo werden Reverse-Charge / Self-Billing / Margin-Hinweise ausgespielt?
2. Begriffskatalog an die UStAE-Übersicht anbinden (keine „freien“ Übersetzungen).
3. ERP-Regeln (Steuercodes, Länderlogik, Textbausteine) konsistent harmonisieren.
4. Master Data Governance stärken (Kunde/Lieferant, Leistungsland, USt-ID, Leistungsart).
5. Prüfpfade definieren: Wer entscheidet bei Sonderfällen, wer dokumentiert die umsatzsteuerliche Einordnung?