E-Rechnung in Deutschland: Was bis zum 1.1.2027 zu tun ist

Die E-Rechnungspflicht ist seit dem 1.1.2025 in Kraft: Alle inländischen Unternehmer müssen seitdem E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand von Rechnungen laufen die Übergangsregelungen dagegen stufenweise aus. Die nächste wichtige Marke ist der 1.1.2027 – Zeit, die eigenen Prozesse jetzt zu prüfen, statt sich auf ein E-Mail-Postfach zu verlassen und die Sache auf sich beruhen zu lassen.

Viele Unternehmen haben zwar bereits ein E-Mail-Postfach für den Empfang eingerichtet. Für eine rechtssichere Umsetzung reicht das allein aber meist nicht. Entscheidend ist, dass eingehende E-Rechnungen auch gelesen, geprüft, freigegeben, verbucht und in ihrer ursprünglichen strukturierten Form aufbewahrt werden können.

Die wichtigsten Fristen

• Bis 31.12.2026: Alle Rechnungsaussteller dürfen noch sonstige Rechnungen verwenden – Papierrechnungen ohne Zustimmung des Empfängers, einfache elektronische Rechnungen (z. B. PDF per E-Mail) nur mit dessen Zustimmung.
• Bis 31.12.2027: Nur noch Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 EUR dürfen die Übergangsregelung weiter nutzen. Das Gleiche gilt für EDI-Verfahren, die die Voraussetzungen einer E-Rechnung nicht erfüllen.
• Ab 2028: Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist grundsätzlich eine E-Rechnung zu verwenden, sofern keine Ausnahme greift.

Wer 2026 über der Umsatzgrenze von 800.000 EUR liegt, sollte also bereits ab 1.1.2027 zwingend E-Rechnungen ausstellen können – nicht erst ab 2028.

Was zählt als E-Rechnung?

Nach Paragraph 14 Abs. 1 Satz 3 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – etwa XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL). Ein PDF per E-Mail reicht dafür nicht aus und bleibt eine sonstige Rechnung im Sinne von Satz 4 derselben Vorschrift. Bei ZUGFeRD ist im Zweifel der strukturierte XML-Teil maßgeblich, nicht das lesbare PDF-Bild – weichen beide voneinander ab, kann der abweichende Bildteil zusätzlich als eigene sonstige Rechnung gelten und ein Risiko nach Paragraph 14c UStG auslösen.

Da eine XRechnung als reine XML-Datei für das menschliche Auge nicht lesbar ist, braucht es auf Empfängerseite eine Viewer-Lösung oder eine entsprechende ERP-Visualisierung. Ohne diese technische Vorkehrung lässt sich die eingehende Rechnung praktisch nicht prüfen.

Wann genau muss eine E-Rechnung gestellt werden?

Für die Prüfung im Einzelfall hilft eine einfache Reihenfolge: Handelt es sich um eine steuerbare Lieferung oder sonstige Leistung? Ist der Empfänger Unternehmer und handelt er für sein Unternehmen? Sind beide Parteien im Inland ansässig? Greift keine Ausnahme? Und kann noch eine Übergangsregelung genutzt werden? Nur wenn alle diese Fragen zutreffen, ist die E-Rechnung zwingend.

Wichtig dabei: Es kommt nicht darauf an, wer die Steuer schuldet. Auch Reverse-Charge-Fälle nach Paragraph 13b UStG – etwa bei Bauleistungen oder beim Verkauf von Schrott und Edelmetallen -, die Differenzbesteuerung nach Paragraph 25a UStG sowie die Margenbesteuerung bei Reiseleistungen nach Paragraph 25 UStG sind von der Pflicht erfasst, sobald die übrigen Voraussetzungen vorliegen.

Ausnahmen von der Pflicht

Keine E-Rechnung müssen ausstellen: Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (Paragraph 33 UStDV), Fahrausweise (Paragraph 34 UStDV) sowie Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können. Eine freiwillige E-Rechnung bleibt in all diesen Fällen möglich.

In der Praxis überschreiten gerade Bargeschäfte häufig unbemerkt die 250-Euro-Grenze – etwa bei Hotelübernachtungen, dem Betanken von Baumaschinen oder größeren Einkäufen im Baumarkt oder Großhandel. Hierfür lohnt sich ein eigener kleiner Prozess: Wer fordert in diesen Fällen eine E-Rechnung an, wer prüft sie und wer archiviert sie?

Typische Fallstricke in der Praxis

• Dauerschuldverhältnisse (Miete, Leasing, Wartung): Häufig genügt eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, wenn der zugrunde liegende Vertrag als Anhang beigefügt ist oder sich aus dem Inhalt eindeutig ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Ändern sich Pflichtangaben, etwa das Entgelt, kann jedoch eine neue Rechnung nötig werden.
• Anzahlungs- und Schlussrechnungen: Diese sind in vielen Softwarelösungen technisch schwieriger abzubilden als Standardrechnungen und sollten frühzeitig gesondert getestet werden.
• Rechnungsberichtigungen: War die ursprüngliche Rechnung als E-Rechnung zu stellen, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Reine Änderungen der Bemessungsgrundlage nach Paragraph 17 UStG, etwa durch Skonto, erfordern dagegen keine Berichtigung.
• Archivierung: Der strukturierte Teil ist unverändert im Originalformat aufzubewahren; bei hybriden Formaten muss dokumentiert sein, welche Bestandteile wie gespeichert und später wieder lesbar gemacht werden. Die GoBD-Anforderungen (Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit) gelten unverändert fort.
• Schnittstellen: Probleme entstehen in der Praxis seltener bei der Rechnungserstellung selbst als an den Übergängen zwischen Postfach, Dokumentenmanagement, ERP, Zahlungsfreigabe und Archiv. Hier lohnt sich ein klarer Blick darauf, welches System am Ende die führende Datenquelle für die Umsatzsteuermeldung ist.

Unser Vorschlag für Ihr Vorgehen

• Verantwortlichkeit klären: eine Person oder Abteilung, die die Umstellung fachlich und technisch koordiniert
• Betroffene Ausgangsrechnungen identifizieren, insbesondere Dauerschuldverhältnisse, Anzahlungen, Gutschriften und Bargeschäfte über 250 EUR
• Vorjahresumsatz prüfen: liegt er über oder unter 800.000 EUR?
• Empfangskanal für eingehende E-Rechnungen festlegen und Zuständigkeit für Prüfung und Freigabe bestimmen
• Buchhaltungs- und ERP-Software auf XRechnung und ZUGFeRD testen – inklusive Validierung, Sichtbarmachung und Archivierung, nicht nur Versand
• Stammdaten zu Kunden und Lieferanten aktualisieren (Unternehmereigenschaft, USt-IdNr., Rechnungsadresse, bevorzugtes Format)
• Testläufe mit wichtigen Kunden und Lieferanten durchführen, auch für Sonderfälle wie Korrekturen und Storno
• Mitarbeitende schulen und Verfahrensdokumentation entsprechend anpassen

Je später die Umstellung beginnt, desto wichtiger ist ein pragmatisches Vorgehen: Zunächst sollten Empfang, Prüfung, Buchung und Archivierung sicher funktionieren. Automatisierung und Schnittstellenoptimierung lassen sich danach ausbauen.

Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Prozesse rechtzeitig auf die neuen Anforderungen einzustellen. Sprechen Sie uns bei Fragen einfach an.

Quellen: Paragraph 14, 14a, 14c, 17, 19, 25, 25a UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes vom 27.3.2024; Paragraph 33, 34 UStDV; BMF-Schreiben vom 15.10.2024.