E-Rechnung 2026

Die E-Rechnung ist seit dem 01.01.2025 im deutschen B2B-Umfeld kein Trend mehr, sondern Pflichtprogramm. Und genau das ist der Knackpunkt: Viele Unternehmen können heute PDFs verschicken – aber sie sind noch nicht sauber aufgestellt für strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 (XML) inklusive Empfang, Verarbeitung, Archivierung und belastbarer Prüfprozesse.

In den nächsten Monaten entscheidet sich, ob E-Rechnung bei Ihnen ein leises Prozess-Upgrade wird – oder später ein lauter Compliance-Fall: mit Rückfragen im Rechnungslauf, stockendem Freigabeprozess, Diskussionen beim Vorsteuerabzug und unnötigem Aufwand in der Betriebsprüfung.

Für FRADECO ist deshalb klar: E-Rechnung ist nicht „nur IT“. Es ist Umsatzsteuer-Compliance plus Prozessdesign. Und im deutsch-französischen Kontext kommt eine zusätzliche Dimension dazu: Wer grenzüberschreitend arbeitet (z. B. französische Gesellschaft mit deutscher USt-Registrierung, deutsche Gruppe mit FR-Einheiten, Shared Service Center, zentralisierte ERP-Landschaften), muss Rechnungslogik, Stammdaten und Prüfregeln lückenlos über Ländergrenzen hinweg orchestrieren – sonst entstehen Medienbrüche, Abstimmungsaufwand und steuerliche Risiken.

Die neue Definition: E-Rechnung heißt „strukturiert“, nicht „PDF“

Der wichtigste Perspektivwechsel zuerst: Eine E-Rechnung ist in Deutschland eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird – so, dass sie maschinell verarbeitet werden kann. Maßstab ist die europäische Norm EN 16931. Praktisch bedeutet das: XML-basierte Formate, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD (mit EN-16931-konformer XML-Komponente).

Ein PDF bleibt damit in vielen Fällen nur eine „sonstige Rechnung“ – und nicht das, was der Gesetzgeber unter E-Rechnung versteht.

Wen betrifft das konkret?

Die Pflicht greift bei B2B-Umsätzen, wenn ein Unternehmer an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leistet – und zwar für in Deutschland steuerbare und steuerpflichtige Umsätze. Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind ausgenommen.

DE-FR Praxis, die häufig übersehen wird:

• Französische Unternehmen mit deutschen B2B-Umsätzen (z. B. Baustellen, Installationen, Lieferketten, Leistungen mit deutschem Leistungsort) brauchen E-Rechnung in deutscher Logik – unabhängig davon, wie in Frankreich fakturiert wird.
• Konzerne mit zentralem Billing/ERP müssen die deutsche E-Rechnungsfähigkeit in Templates, Schnittstellen und Prüfregeln sauber abbilden. „Wir haben ein Konzern-Template“ reicht in der Praxis selten.

Übergangsregeln 2025–2028: Das ist kein Aufschub – das ist Ihr Projektfenster

Die Einführung ist gestaffelt. Das wirkt entspannt – ist aber in Wahrheit ein klarer Fahrplan:

• 01.01.2025 bis 31.12.2026: Nutzung bisheriger Regelungen ist weiterhin möglich (Papier / andere elektronische Formate – teils mit Zustimmung des Empfängers).
• 01.01.2027 bis 31.12.2027: Erleichterungen für Rechnungsaussteller mit Gesamtumsatz ≤ 800.000 € (Vorjahr).
• ab 01.01.2028: EN-16931 wird im B2B-Regelfall Standardbetrieb – Spielräume für „sonstige Rechnungen“ werden deutlich kleiner.

Take-away: Wer 2026/2027 nicht nutzt, startet 2028 im Echtbetrieb – und bezahlt dann mit Zeit, Risiko und interner Reibung.

Ausnahmen: Ja – aber bitte nicht als Strategie

Dauerhaft außerhalb der strikten E-Rechnungspflicht bleiben u. a.:

• Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV): weiterhin in jedem Format möglich.
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): keine E-Rechnungspflicht auf der Ausgangsseite; Abrechnung kann als „sonstige Rechnung“ erfolgen (Papier/PDF etc.).

Wichtig aus Unternehmenssicht: Gerade in Konzernen und Plattformen ist die Lieferantenlandschaft gemischt. Das heißt: Ihr Eingangsprozess muss E-Rechnung können – auch wenn nicht jeder Lieferant sofort perfekt liefert.

BMF 2024/2025: Mehr Klarheit – und ein deutlicher Fokus auf Validierung

Das BMF hat die Anwendung der E-Rechnung umfassend erläutert und 2025 weiter konkretisiert (Korrekturen, Ergänzungen, Beispiele und Praxishinweise). Die Botschaft ist eindeutig: technische Qualität und Validierung werden zum Standard.

Validierung & Vorsteuerabzug: Hier wird es „tax-relevant“

Der zentrale Punkt für Finance und Tax: Für den Vorsteuerabzug ist die XML-Datei maßgeblich. Damit wird Technik Teil der Rechnungsprüfung – zusätzlich zur klassischen Prüfung der Pflichtangaben.

Praxisnah lassen sich Fehler in drei Kategorien denken:

• Formatfehler: Datei entspricht nicht den zulässigen technischen Vorgaben → Risiko, dass es keine E-Rechnungist; Vorsteuerabzug kann ab 01.01.2028 gefährdet sein.
• Geschäftsregelfehler: Datei ist zwar E-Rechnung, aber „nicht ordnungsgemäß“ → Vorsteuer ggf. erst nach Berichtigung.
• Inhaltsfehler: klassische inhaltliche Mängel (Pflichtangaben, Steuersatz etc.) → nicht alles ist rein technisch validierbar.

Was daraus folgt: Validierung ersetzt keine kaufmännische Prüfung – sie wird die zusätzliche Prüfschicht, die man sauber in den Prozess integrieren sollte. Und: Validierungsberichte sind als Prozessnachweis in vielen Setups Gold wert.

Was heißt das konkret für Unternehmen? Ein pragmatischer Umsetzungsrahmen

Damit E-Rechnung nicht zur Dauerbaustelle wird, braucht es ein Setup entlang der Prozesskette:

A) Empfang & Verarbeitung

• Technischer Empfang + korrekte Verarbeitung im ERP/FiBu
• Klare Zuständigkeiten (AP / Accounting / Tax / IT) – ohne „Ping-Pong)

B) Ausgangsrechnungen

• EN-16931-konforme Formate (XRechnung / ZUGFeRD mit XML)
• Sauberes Stammdaten- und Mapping-Setup (USt-ID, Steuerschlüssel, Leistungsbeschreibung, Zahlungsbedingungen)

C) Prüfung & Governance

• Validierung (Tool/ERP-Modul) + kaufmännische Prüfung
• Dokumentation der Logik und Nachweise (inkl. Validierungsberichte)

D) Archivierung

• GoBD-konforme Aufbewahrung inkl. maschineller Auswertbarkeit der XML-Daten

DE-FR Perspektive: Warum es grenzüberschreitend schneller komplex wird

Im deutsch-französischen Umfeld treffen unterschiedliche Faktura-Realitäten aufeinander: französische Prozesse und Formate, deutsche Umsatzsteuerlogik, konzernweite ERPs, Shared Service Center. Das macht das Thema nicht schwieriger – aber es macht es weniger verzeihend.

Genau hier positionieren wir uns:

• Umsatzsteuerliche Einordnung DE/FR: Welche Umsätze sind in Deutschland steuerbar/steuerpflichtig – und damit E-Rechnung-relevant?
• Prozess- und System-Übersetzung: Anforderungen aus § 14 UStG/EN 16931 sauber in ERP-Templates, Workflows und interne Kontrollen übertragen.
• Audit-Readiness: Prüffähige Dokumentation und belastbare Routinen im Rechnungsein- und -ausgang inklusive Fehlerhandling und Berichtigung.