Déménagement d’une GmbH en Allemagne : Les étapes clés à ne pas manquer
Un changement de lieu représente un changement significatif pour toute organisation d’entreprise, en particulier pour les entreprises organisées sous forme de GmbH (SARL de droit allemand) ou UG (responsabilité limitée). Non seulement le déplacement physique des machines, des véhicules et des meubles de bureau constitue un défi, mais également les aspects juridiques et organisationnels qui compliquent le processus pour les dirigeants d’entreprise.
Selon qu’il s’agisse d’un transfert de siège social de l’entreprise ou d’un déménagement à l’intérieur de la même ville ou municipalité, certaines obligations de déclaration doivent être respectées dans les deux situations.
Transfert du siège social d’une GmbH
La localisation de l’entreprise est un élément essentiel des statuts de la société, qui est enregistré au registre du commerce lors de la création de la société par actions, avec d’autres informations requises. Le siège social peut être déterminé en mentionnant une municipalité ou une ville, éventuellement avec des précisions dans les cas où les villes englobent plusieurs circonscriptions judiciaires.
Il est possible de choisir librement et de transférer le siège statutaire d’une société en Allemagne. Le choix du tribunal d’enregistrement, où la société sera enregistrée au registre du commerce, est déterminé par cette décision. Il est important de noter que le siège administratif réel de la GmbH peut être différent. Bien qu’une société par actions allemande doit avoir son siège statutaire dans une ville ou une municipalité en Allemagne, son siège administratif peut également être situé à l’étranger.
Le transfert du siège social d’une GmbH ou UG (responsabilité limitée) dans une autre ville ou municipalité nécessite une décision de modification des statuts par l’assemblée des actionnaires. Cette décision doit être authentifiée par notaire et enregistrée auprès du tribunal d’enregistrement précédemment compétent. La validité juridique n’intervient qu’après l’inscription au registre du commerce de la nouvelle ville ou municipalité.
Modification de l’adresse commerciale au registre du commerce
Les directeurs généraux d’une GmbH ont l’obligation et la responsabilité de veiller à ce que l’adresse commerciale actuelle, comprenant le nom de la rue, le numéro de la maison, le code postal et la ville, soit toujours correctement enregistrée au registre du commerce. Ces informations sont accessibles au public via le registre du commerce électronique.
Le changement de l’adresse commerciale d’une GmbH ou UG (responsabilité limitée) nécessite une notification notariée pour inscription au registre du commerce. La précision de l’adresse commerciale est particulièrement importante, car des documents importants peuvent être envoyés à cette adresse, tels que des plaintes.
En plus de l’adresse principale de l’entreprise, il est également possible de mentionner l’adresse d’un local commercial, l’adresse personnelle d’un directeur général, d’un actionnaire ou d’une autre personne autorisée. De plus, il est possible d’inscrire une autre personne habilitée à recevoir des notifications au registre du commerce.
Changement d’entreprise dans la même ville ou municipalité
Si seule l’adresse commerciale change à l’intérieur d’une ville ou d’une municipalité, la société doit d’abord informer l’office du commerce local « Gewerbeamt » de ce changement. Lorsqu’un déménagement entraîne un changement de la municipalité de la société, il est nécessaire de se désinscrire de l’office du commerce précédent et de s’inscrire auprès de l’office du commerce de la nouvelle municipalité.
De plus, en cas de changement d’adresse commerciale, l’office du commerce compétent ainsi que l’administration fiscale doivent être informés. Si la société transfère son siège dans une autre ville ou municipalité, cela peut également entraîner un changement de compétence et une adaptation du numéro de taxe. En général, l’office du commerce informe automatiquement la chambre de commerce ou la chambre des métiers compétente du déménagement. Cependant, il est conseillé d’informer directement la chambre de commerce ou la chambre des métiers du changement de lieu et de la nouvelle adresse commerciale. Il est également recommandé d’informer les experts-comptables, les avocats, la caisse d’assurance professionnelle, les caisses d’assurance maladie, les assureurs et les banques.
Communication du changement de lieu aux partenaires commerciaux
Lors du déménagement d’une GmbH, une communication claire et opportune avec les partenaires commerciaux est essentielle. Informez-les de la nouvelle adresse, des coordonnées et des éventuels changements dans les moyens de communication pour éviter toute confusion. Réfléchissez à la nécessité d’autres informations pour rendre la transition aussi fluide que possible pour vos partenaires.
Lors du déménagement de l’entreprise, la mise à jour des lettres commerciales et des mentions légales sur le site web est indispensable. Ces changements doivent être effectués rapidement pour éviter toute confusion auprès des clients et des partenaires, et pour garantir la conformité légale.
Frais d’une GmbH lors du déménagement
Lors d’un déménagement d’une GmbH en Allemagene, différents types de frais sont à prévoir.
- Frais de notaire et frais de registre du commerce : Ces frais sont associés à la modification des statuts de la société et à leur enregistrement auprès du tribunal compétent. Les frais de notaire couvrent l’authentification des décisions de l’assemblée des actionnaires, tandis que les frais de registre du commerce sont liés à l’enregistrement officiel des modifications.
- Frais d’enregistrement et de désinscription : Si le déménagement implique un changement de municipalité, des frais peuvent être engagés pour se désinscrire de l’office du commerce de l’ancienne localité et s’inscrire auprès de celui de la nouvelle. Ces frais varient en fonction des procédures administratives requises.
- Frais de déménagement généraux : Outre les frais administratifs, il convient de considérer les frais logistiques associés au déménagement physique de l’entreprise. Cela comprend le transport des équipements, des meubles de bureau et éventuellement des véhicules, ainsi que les dépenses liées à l’installation dans le nouveau lieu.
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